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Informatica y Tecnologia

Centralizando el correo en Google

Posted by on Jun 9, 2011 in E-mail | 0 comments

Ya hace un tiempo que Google se convirtio en un lider bastante bueno ofreciendo su servicio de cuentas de mail. Ya sea a través de su version gratuita (Gmail) o su version paga (Google Apps Premier) cualquier persona puede contar con una solida plataforma de email, rapida y con muy buena capacidad (7,5 GB para la version gratuita y 25 GB para la version paga).
Si sos una persona que tiene varias casillas de correo y te gustaria simplificar tu lio de correos quizas este post pueda darte una idea.
Hace unos dias un cliente que tiene cuentas POP3 de correo convencionales me planteo su inquietud de tener un manejo mas avanzado de su correo. La caracteristica principal que estaba buscando es tener acceso a todos sus mails desde cualquier lugar del mundo sin tener que necesariamente llevar su notebook. La solucion existe y funciona muy bien, y se llama Google Apps Premier, tenemos un par de clientes que migraron de Microsoft Exchange a Google Apps Premier y están muy contentos con el servicio (y nosotros tenemos menos dolores de cabeza, un server menos que administrar).

La segunda caracteristica que necesitaba resolver el cliente es que varios usuarios tenian 2 o 3 cuentas de mail que necesitaban centralizarlas en una sola. Es asi como me propuse hacer algunas pruebas reales, asi que usando una plataforma de pruebas de Google Apps Premier hice la prueba de enviar correos desde distintas direcciones pero desde una sola casilla de mail.

Como funciona esto utilizando de base una cuenta de Google Apps Premier:
En la parte de opciones de la casilla hay una opcion bajo “Cuentas” que dice:
Enviar mensaje como: (Utiliza Correo de “Cuenta en Google Apps Premier” para enviar mensajes desde otras direcciones de correo electrónico.)

Esta funcion me permitio utilizar direcciones del mismo dominio, de un dominio configurado como alias (sinonimo) ya configurado en Google Apps, o bien de un dominio externo que no está hosteado en Google (cuentas POP3).

Es decir usando una cuenta de Google Apps Premier pude enviar correos como: usuario@dominioEnGoogle.com y tambien como usuario@dominioFueraDeGoogle.com. El unico paso a seguir es que se debe verificar que el usuario sea dueño de la casilla para lo cual Google envia un mail validando esta informacion.

Si se elije un dominio que esta configurado como Alias en Google Apps Premier no hay problema y solo hay que seleccionar desde que cuenta se desea enviar el mensaje al momento de escribirlo, pero si se elige un dominio externo, el destinatario leera los mensajes proveniente de:

“usuario@dominioEnGoogle.com; en nombre de; Usuario Externo <usuario@dominioFueraDeGoogle.com>”

No queda muy elegante pero funciona.

Tambien probé la siguiente configuracion:

Recibir mensajes de otras cuentas: (Descargar correo mediante POP3):

Esto me permitio configurar una cuenta POP3 que tengo en otro servidor de correos y recibir esos mails en la misma cuenta de Google Apps Premier. Tambien Google te permite enviar correos desde esas cuentas directamente desde la plataforma de ellos pero con la salvedad que tambien lo hace haciendo que al destintario le aparezca “En nombre de…”

Como funciona todo esto con una cuenta gratuita de Gmail:

De la misma forma, solo que como no hay dominios ALIAS y solo se pueden agregar cuentas de otros dominios cuando se envia un correo siempre llega a destinatario con el formato de “En Nombre de…”

Espero les haya servido esta prueba que ya hice yo, quizas les ayude a organizarse mejor con sus correos!

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La eterna lucha por una casilla de mail libre de SPAM

Posted by on Oct 30, 2009 in E-mail | 0 comments

La eterna pelea por un Inbox sin SPAMNo se puede negar en cuanto a tecnología se refiere el correo electrónico es uno de los inventos más utilizados en forma masiva.  Si pensamos en la cantidad de usuarios de Internet que hay en el mundo (1.668.870.408 millones, que representan alrededor del 25% de la poblacion y creciendo). Suponiendo que cada uno al menos tiene una cuenta de e-mail, son muchas, incluso mucho más que las cuentas de Facebook de lo que tanto se habla hoy en dia. 🙂

El email es algo que usamos la mayoria de las personas que utilizamos una computadora en forma diaria, tanto en forma personal como laboralmente. Mandamos y enviamos decenas de mails por día y lo hacemos practicamente de la misma forma que se hacia hace 12 o 13 años cuando Internet comenzaba a hacerse realmente masivo.

Los programas que se usan para enviar y recibir correos fueron teniendo su proceso madurativo normal, y la disponibilidad de cuentas de e-mail de gran capacidad hoy ya es común en todos los proveedores. Antes quizas habia que pagar por una cuenta de email decente, hoy en dia todos los principales proveedores populares de mail como GMail, Hotmail, Yahoo, entre otros, ofrecen casillas de mail con gigas de capacidad (algo realmente impensado alla por el año 97).

Asi como el email tuvo su proceso madurativo de uso, las técnicas de engaños que se reciben por mail y la cantidad de correo no deseado que se recibe comunmente llamado SPAM, cada vez es mayor. A pesar que casi todos los proveedores incluidos los gratuitos que mencioné en el párrafo anterior hacen esfuerzos por mejorar sus filtros Antispam y logran filtrar la mayoria de los correos que no queremos recibir, el problema continua, y siempre aparecen “ingeniosos” con nuevas técnicas para enviar SPAM y es asi como nuestro dia de trabajo usando el mail como herramienta tiene este “pequeño” gran problema.

Es como un grano que nos aparece de vez en cuando en la cara y decimos, ¿porqué tenes que estar ahi?.
Con el SPAM pasa lo mismo, ¿por qué es que tiene que estar ahi? ¿Porque no hay técnicas que permitan realmente filtrarlo de una vez por todas y en forma correcta?

Una parte de la culpa de recibir tanto correo no deseado debemos asumirla nosotros mismos. Cada vez que estamos navegando en Internet por algun sitio que nos pide nuestros datos por algun motivo, por ejemplo el registro online en esa web, estamos dejando a disposición nuestra cuenta de e-mail. Si existe la más minima falla de seguridad en ese sitio o las personas que trabajan en él se hacen de los datos de registros de todos los usuarios es muy probable que nuestra direccion de correo se sume en alguna lista o varias listas de SPAM.

Para evitar esto, hay que pensar dos veces donde es que estamos ingresando nuestra cuenta de mail, a veces resulta mas confiable crear una cuenta de mail gratuita que usaremos para esos sitios con los que no nos sentimos demasiado comodos para evitar que nuestro inbox se llene de correo que no queremos.

Pero, ¿que pasa cuando a pesar de haber tomado precauciones como la anterior, seguimos recibiendo SPAM?
Bueno, como todo filtro creado por humanos no es 100% seguro, definitivamente los filtros automáticos (creados tambien por humanos) tampoco lo son. Entonces pareciera que indefectiblemente tendremos que convivir con ese % que logramos reducir al minimo de correo que nunca pedimos y molestan en nuestra bandeja de entrada.

Hay algunos servicios online que permiten habilitar un filtro donde hay que autorizar la llegada de los mensajes de un remitente, esto es solo la primera vez pero requiere de una intervencion manual por parte de cada remitente que indica que efectivamente él quiso mandar ese mail. Estos sistemas no son malos para nada, pero el problema es que no todos los remitentes van a tomarse la molestia de hacer esa validacion por consiguiente corremos el riesgo de que una parte de los correos que tendriamos que haber recibido, queden fuera de nuestro mailbox.

Desde hace años pienso que tiene que haber un cambio fundamental en el e-mail que acabará definitivamente con el SPAM, cual es la solucion, no lo se, de vez en cuando se me ocurren algunas ideas pero siempre tienen su lado débil.

Por ahora, seguiré usando mi correo con las precauciones de siempre, y revisando tanto mi bandeja de entrada como la carpeta de correo no deseado, para asegurarme que ningun correo se haya filtrado por error.

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La importancia de dejarlo por escrito

Posted by on Oct 1, 2009 in E-mail, Un poco de todo... | 3 comments

Arroba EstampillaHace unos días estaba hablando con unos compañeros de trabajo sobre la importancia de dejar por escrito definiciones que se hablan con los clientes. Estabamos teniendo problemas en algunos proyectos donde los alcances de los proyectos se veian constantemente modificados por la falta de definiciones claras por parte del cliente.

Hoy en día contamos con diversas formas de comunicacion con nuestros clientes, entre ellas: telefono, MSN, Skype, y mail, entre otras, pero esta ultima es una de las más utilizadas en el mundo empresarial desde hace años. El mail se usa para dejar asentadas las definiciones que uno habla con un cliente y deja una constancia para que en el futuro si hubiera alguna duda se pueda recurrir a él como recordatorio.
Sin embargo, a veces por costumbres del cliente o por mala costumbre nuestra, hablamos por telefono y definimos cosas que luego  nos comprometen a objetivos que quizas despues se conviertan en “objetivos endebles” teniendo como resultado proyectos interminables y un resultado probablemente poco satisfactorio en el rendimiento del proyecto.

Esto me recuerda una anécdota que le paso a un jefe mío hace varios años cuando trabajaba en la parte de microinformatica de Unifon (ahora Movistar). A través de una empresa tercerizada, nos ocupabamos de dar soporte interno informático de segundo nivel a los usuarios de la empresa en todo el pais, habia un equipo de coordinadores, uno de ellos recibió un llamado de un gerente de un área estratégica y le pidio acceso a una sección de la intranet de la empresa. La respuesta telefonica de mi coordinador fue que no podia darle acceso a esa sección porque no estaba autorizado. El gerente del otro lado del telefono, (que no se caracterizaba por ser muy amable ni querido) contestó textualmente: “Pasamelo por escrito y te rompo el culo“. Como se podrán imaginar, consiguió su acceso.

Al margen que esta anécdota fue real y pueda o no ser entretenida de contar, me dejó grabado algo muy importante para el futuro. Todas las definiciones con un cliente o compañero de trabajo deben ser plasmadas en un correo electronico para que queden asentadas. De esta forma nos aseguraremos que los proyectos en los que trabajemos no se extiendan o excedan su alcance original, evitando así confusiones, discusiones y en muchos casos, varios dolores de cabeza.
Luego de una charla telefonica, sugiero enviar un mail con un punteo de lo que se conversó a modo de “minuta de conferencia telefonica”, de esta forma, siempre podremos controlar que lo que tengamos que hacer sea lo que en efecto está esperando nuestro cliente (interno o externo).

Termino este post deseandoles un excelente día Jueves primero de Octubre, saludos a mis lectores deseandoles que escriban muchos mails. 😉

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Finlandia autorizan a las empresas a controlar los correos de sus empleados

Posted by on Mar 4, 2009 in E-mail, Legal, Noticias | 0 comments

El Eduskunta (Parlamento finlandés) aprobó una polémica ley que autoriza a las empresas y organismos públicos a investigar los registros del correo electrónico de sus empleados para evitar la filtración de secretos industriales.

El nuevo texto legal fue bautizado como Ley Nokia, debido a la presión del fabricante finlandés de teléfonos móviles para su aprobación, después de sufrir varios presuntos casos de espionaje industrial.

En la votación celebrada este miércoles, tras más de dos años de trámites, la nueva ley recibió 96 votos a favor, principalmente de diputados de la coalición gubernamental de centro-derecha, y 56 votos en contra.

Hasta ahora, la legislación finlandesa garantizaba el secreto de las comunicaciones, y en caso de actividades sospechosas, sólo la Policía podía investigar el correo electrónico de los trabajadores mediante la correspondiente orden judicial.

Sin embargo, a partir de ahora las empresas podrán controlar datos del correo electrónico de sus empleados, como el destinatario y el remitente, el formato y tamaño de los archivos adjuntados, o la fecha y hora de los mensajes, aunque no podrán acceder al contenido de los mismos.

Además de las empresas, la nueva legislación permite el control de las comunicaciones electrónicas a los ministerios, las bibliotecas, los centros educativos e incluso a las comunidades de vecinos que compartan un mismo servidor de Internet.

Políticos de la oposición, expertos en derecho y organizaciones civiles han criticado duramente la llamada Ley Nokia, ya que consideran que atenta contra los derechos fundamentales de los ciudadanos.
Fuente: iProfesional.com

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El sindrome de acumulacion de e-mails

Posted by on Feb 26, 2009 in Ayuda y Soporte Informatico, E-mail, Un poco de todo... | 0 comments

Como podrán notarlo en sus bandejas de entrada/salida, cada dia se utiliza más y más el e-mail como medio de comunicacion entre familiares, amigos, clientes y proveedores. Para los que estamos acostumbrados a utilizar un cliente de correo como el Outlook desde hace muchos años, no es extraño encontrarnos con correos que se van acumulando y perduran en el tiempo en nuestras carpetas.

Pueden pasar meses o incluso años cuando nuestros PST (Archivos de carpetas personales de mails en Outlook) ya estan por reventar ocupando Gigas y no Megas, que un dia decidimos ponernos en campaña a mover los mensajes antiguos a PST´s individuales, es asi como por ejemplo terminamos moviendo todos los mensajes del año 2007 a un PST y los del 2008 a otro PST, de esta forma vamos manteniendo un historial “por las dudas” de todos los correos recibidos y enviados.

Ahora, por más que hagamos este re-ordenamiento (asi lo hago yo), muchas veces nos encontramos con PST´s que son demasiado grandes, y solo de vez en cuando nos agarra un poco de cargo de conciencia y terminamos eliminando correos que sabemos que no sirven para absolutamente nada mas que para ocupar espacio. Por ejemplo yo tengo cientos de correos de mis proveedores que me envian ofertas de todo tipo en forma diaria. Claramente una oferta que me enviaron hace 1 mes no tiene ningun tipo de utilidad hoy en dia, (y menos con la crisis mundial que estamos viviendo).

Lo más loco es cuando empezamos a cruzarnos con correos que enviamos o recibimos hace realmente mucho tiempo. Tal es el caso de un amigo (cuya identidad no me dejó revelar y por ende lo llamaremos, “Ramón”). Ramón me acaba de reenviar un correo que yo le habia enviado en el año 2003, siendo que esta nota la estoy esribiendo en el 2009 ya pasaron 6 años que le mande ese correo. Realmente me quedé sorprendido ya que ni recordaba el contenido del mensaje.

La nostalgia o vagancia de Ramón llegó hasta tal punto que ni siquiera movio sus mensajes realmente antiguos o al menos los archivó. Cuando le pregunté como es que tenia acceso tan rapido a ese correo tan antiguo incluso sin decirlo me confesó que el correo lo tenia marcado para seguimiento….Realmente sin palabras, 6 años un correo en seguimiento con una banderita colorada? 🙂

Mi sugerencia? Ordenarse, no haga como Ramón, seria buenisimo dedicar 1 dia al año a ordenar nuestro Outlook, mover todos los elementos Enviados antiguos a PST´s separados por si necesitamos consultar algo y los recibidos armar filtros para tambien moverlos asi nuestras casillas no revienten ni se ponen tan lentas. Este consejo aplica tanto si utilizan Outlook con cuentas POP como con cuentas Exchange.

A ordenarnos se ha dicho! 🙂

PD: Gracias Ramón por impulsarme a escribir este post.

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Viagra, reina del correo basura

Posted by on Feb 20, 2009 in E-mail, Noticias, SPAM | 0 comments

Los emails sobre la Viagra encabezan la lista de correo basura elaborada por la compañía de filtros anti-spam SPAMfighter. El conocido fármaco utilizado para algunos tipos de impotencia masculina ocupa la mayor parte de los correos basura enviados en las dos últimas semanas, especialmente en el día de San Valentín.

Segun la compañía que ha realizado el estudio, la incertidumbre económica que vive el planeta y el estrés que ello conlleva, hace que las relaciones de pareja también se vean afectadas.

Debido a ello, la búsqueda y navegación por Internet acerca de este conocido fármaco, como es la Viagra, ha aumentado considerablemente generando una gran oleada de correo basura, aumentando el beneficio económico de los malhechores que se encuentras detrás de estas acciones.

Los spammer utilizan las variaciones de palabras para eludir los filtros de bombardeo publicitario, como V1@gra – V Ì agra – Viagra – V1agra, etc. De igual modo, también detectó que el correo basura enviado por “la farmacia canadiense” ha generado también un número considerable de spam.

“Los spammer se aprovechan de la psicología humana. Ellos llevan a cabo sus maliciosas técnicas y conocen perfectamente el perfil de los diferentes usuarios de Internet. En el trabajo y en estas fechas tan señaladas, como el día de San Valentín, los hombres se convierten en un blanco fácil para estos ciber-delincuentes”, explica la empresa.
Fuente: 20Minutos.

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