Cuantas veces nos pasa que estamos buscando algún archivo con el que necesitamos trabajar y no podemos encontrar donde está.
Cuantas de todas esas veces terminamos usando los buscadores de archivos o demails para darnos cuenta que nunca habíamos colocado el archivo que estábamos buscando donde debería estar.
Personalmente muchas veces me pasan cosas asi, porque en el momento que cree el archivo “no tenía tiempo” de moverlo a donde tuviese que ir, o simplemente porque me envicié y lo dejé en el escritorio de Windows porque de esa forma “lo iba a encontrar mas rapido”…
La realidad es que de vez en cuando recuerdo una frase que me dijo un ex jefe, “Como trabajador independiente, siempre tenes que ocupar al menos medio día a la semana para ordenar tus archivos, correos y agenda”, el problema es que no siempre contamos con el tiempo para poder hacer esto, pero claro está que si no lo hacemos, tarde o temprano si llegamos a ser muy desordenados el tiempo que ocupamos día a día en encontrar lo que necesitamos para trabajar va a ser mayor a lo que en realidad podríamos ocupar manteniendo ordenados nuestros archivos y correos.
Creo que la pauta principal para establecer un orden es definir de qué forma vamos a trabajar, si nuestros archivos están en un disco de la red o bien en nuestros equipos localmente o en ambos lugares. Si realmente necesitamos tener un historial de 3 años en correos dentro denuestro Outlook o podemos archivar elementos antiguos. Si vale la pena tener archivos de años atrás tan a mano cuando podrían estararchivados virtualmente en algún medio removible o bien en una carpeta que podríamos llamar “Snoozed” 
(No, en verdad, Historial, o Histórico, etc.).
El orden de nuestros archivos y correosno se limita a la ubicación “virtual” y de las carpetas, también se consideran aspectos como utilizar un buen sistema de agendas para poder anotar y recordar las cosas que tenemos que hacer, los llamados que tenemos que hacer, entre otras cosas relevantes a nuestro trabajo. La utilización de las herramientas correctas y un orden que respetemos nosotros en forma útil, no solo nos ayudará a ser más productivos en nuestro trabajo sino que nos mostrará como mejores profesionales y ordenados frente a nuestros clientes. (Claro que también habrá que cumplir nuestra agenda )
Otro punto importante a revisar ya que nos ponemos a ordenar, es recordar cuándo fue la última vez que hicimos un backup de toda nuestra información. Entonces resumiendo, en forma general no sería una mala idea seguir un delineamiento del tipo:
1)Definir la estructura de carpetas y el histórico de mails que queremos utilizar.
2)Ordenar nuestros archivos (carpetas) y correos (carpetas + reglas) bajo los criterios que creamos convenientes para trabajar mas cómodos.
3)Recordar y respetar el orden que establecimos en el punto 2 para queno se nos descontrole la información que manejamos diariamente.
4)Establecer una política de backups de los archivos de nuestro equipo y hacerla rigurosamente, de ser necesario podríamosusar la agenda para recordarnos hacer un backup si es que lo hacemos en forma manual. Alguna vez se preguntaron ¿qué consecuencias o que costo podría tener perder para siempre la información con la que trabajamos? Es una buena pregunta para hacerse de vez en cuando, y tomar consciencia créanlo
5)Seguir con nuestras tareas solo que esta vez de una forma más ordenada.
Creo que estos puntos ayudarán a que tengamos una forma más ordenada de trabajo. Sugerencias y recomendaciones que aporten ideas para trabajar mejor serán bienvenidas! 
Buen fin de semana!
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